Desarrollo

El área de registro es imprescindible para identificar a nuestro público y entregar sus acreditaciones. También es un primer contacto para dar información e indicaciones importantes o de última hora a las personas asistentes. 

En el caso de inscripción in situ, es imprescindible que existan formatos alternativos de registro o que haya un llenado asistido para quien lo solicite. Aunque existan medios exclusivos o preferentes para personas con discapacidad, es decisión de ellas si los utilizan o no. Esto también se aplica para cualquier otro servicio o atención personal.

Hay discapacidades que requieren de un acompañante. Según el evento, el coste de esta segunda persona puede ser gratuito, o si incurre en gastos, puede tener que pagar una entrada completa o reducida.

En el caso de personas contratadas como ponentes, también tendrá que cubrir los gastos de traslado de la persona de asistencia. De cualquier manera, trate de ser flexible y abierto para entender y atender las situaciones en cada caso.

Es fundamental la colocación e identificación clara del área de registro. Asegúrese de que sea un elemento para brindar mayor accesibilidad y no un obstáculo a la libre circulación. Disponga de espacio, iluminación, mobiliario y personal adecuado. Disponer de un bucle magnético sería aconsejable, e imprescindible si se espera la asistencia de personas con deficiencia auditiva.

En la actualidad, la mayoría de las instalaciones para eventos tiene rampas o elevadores para subir a los escenarios. Si no las tienen, puede alquilar un equipo desmontable o construirlas. Hay que considerar que cuando las tienen, a veces no cumplen con los estándares mínimos de seguridad o accesibilidad.

En otras ocasiones, hay que construir el escenario; en este caso, proporcione todas las indicaciones técnicas indispensables. Solicite que la rampa de acceso sea de máximo 8 % y, según la altura, una rampa con dos descansos. Si este diseño complica su elaboración, podría bajar la plataforma y elevar la pendiente de la rampa hasta de 10 % máximo.

Respecto a las escaleras, deben ser funcionales y con barandilla. 

Si se usa mesa o atril, deben ser accesibles para un usuario de silla de ruedas. 

Trate también de que el diseño del escenario (fondo, display, banner, etc.) sea accesible para personas con deficiencias visuales cuidando la accesibilidad en los colores, texto e imágenes.

Respecto al audio y sonido, en la medida de lo posible tenga micrófonos inalámbricos en todo el recinto por si el público hace preguntas; si no, solo téngalos en el escenario. Use bucle magnético para que las personas con discapacidad auditiva puedan oir perfectamente a los oradores..

La sala y la distribución de los asientos deberán estar diseñados para que el público vea, escuche y se mueva sin obstáculos o riesgos.

 Prime la accesibilidad y la seguridad antes que la estética. No permita cables u otros elementos que generen obstáculos o peligro. Es conveniente que haya por lo menos una puerta abierta permanentemente o una persona pendiente de abrirla, sobre todo para usuarios con apoyos de movilidad.

Reserve espacios preferentes en diferentes lugares de acuerdo con la mejor posibilidad de visión, audición y movilidad. Mantenga estos lugares indicados con preferencia para el uso de personas con discapacidad, es importante sentar precedente y hacer visible que se da espacio para la participación de todas las personas.

Recuerde que el uso de estos lugares reservados son una opción para las personas con discapacidad, y no una obligación.

Es normal que en cualquier evento se desarrollen actividades paralelas y/o complementarias. Con previsión, la mayor parte de ellas se podrán adaptar universalmente. Por lo general, en eventos privados o con entrada, habrá una lista de asistentes y sus necesidades que facilitará la labor de adaptación. De todas formas, lo ideal, sería preparar actividades accesibles para todos.

Informarse con el proveedor de la actividad para que se cumplan los requisitos de accesibilidad descritos en esta guía. Si es una actividad propia tomar las medidas oportunas.

Se deberá tener en cuenta el espacio donde se va a realizar esté libre de obstáculos.

En caso de una visita guiada planear una ruta accesible sin que el guía se salga de ella. En caso de existir zonas de interes inaccesibles, invitar a quien pueda a visitarlas y describirselo a los que no pueden, si puede ser por medios audiovisuales mejor. Un mapa en relieve ayudaría muchísimo a personas con discapacidad visual a orientarse.

Contar con un interprete de lengua de signos sería indispensable en caso de participar personas con problemas auditivos. El uso de bucle magnético también sería aconsejable.

En cualquier caso el lenguaje usado debe ser sencillo y compresible por cualquier persona con problemas cognitivos. En caso de usar videos, seguir las recomendaciones mencionadas anteriormente de contraste, subtítulos, etc. 

Contar con información escrita, en braile y/o pictográfica para el mejor seguimiento por parte de personas con discapacidad auditiva, visual o cognitiva.

En caso de acceso a espacios elevados, como simuladores o atracciones de feria, contar con una rampa. Que alguien use una silla de ruedas no es indicativo de que no pueda sentarse en otro asiento y poder disfrutar. También facilitará el acceso a personas con otro tipo de discapacidades motoras.

Disponer de baños adaptados cerca de la actividad.

En caso de duda, usar el sentido común y aplicar las indicaciones de esta guía. Preguntar a expertos sería lo más aconsejable.

El servicio de comida, aperitivo, vino o café se ubicará en un lugar accesible y seguro. 

Reserve e identifique los lugares preferentes y exclusivos para personas con discapacidad. Puede darse el caso de que el cáterin esté ubicado en una zona de césped o poco accesible, por ejemplo, para sillas de ruedas. En este caso reserve mesas cercanas a la ruta de circulación y la salida de emergencia; si es bufet, tendrá que servirlo a las personas que por razones de movilidad no puedan acercarse a servirse, como personas que hagan uso de muletas, bastones o sillas de ruedas. 

En caso de conciertos, si la barra no es accesible se deberá de proveer servicio de camarero para la zona PMR.

Si el servicio es tipo cóctel sin mesas o sillas, deberá poner a disposición mesas reservadas. Esto también se aplica para montajes con sillas y mesas altas, aunque aquí sería conveniente proveer de apoyos isquiáticos. Recuerde que, a pesar de tener lugares reservados, queda a elección de las personas con discapacidad usarlos o no. Solo insista si el uso de lugares regulares representa riesgo de accidente.

Es recomendable también saber con antelación si algún asistente tiene alguna intolerancia alimentaria grave o alergia.

En el servicio de cáterin puede aprovechar para contratar proveedores que hacen inclusión laboral de personas con discapacidad.