Preliminares

Consideramos que el trabajo comienza mucho antes del desarrollo del evento, desde la planificación a la inscripción y publicidad del mismo.

Muy aconsejable sería el nombrar una persona responsable de la accesibilidad del evento, que conozca todo lo descrito en esta guía y pueda ser un consejero en cualquier aspecto que necesite de adaptación.

UBICACIÓN

Elección del lugar del evento, rutas de acceso hasta el evento, entorno urbano de interés.

INFORMACIÓN / INSCRIPCIÓN / INVITACIÓN

Presentación vía digital o impresa. Definición de los formatos, textos, colores e imágenes, indicaciones generales y seguimiento con formularios personalizados.

RECEPCIÓN

Hospedaje y transporte, preparación de los materiales impresos, gráficos y audiovisuales.

Ubicación

UBICACIÓN Y RUTAS DE ACCESO

Sin duda, el primer paso para la realización de cualquier evento es la elección de la ubicación del mismo. Si elegimos bien el lugar, gran parte del trabajo lo tendremos hecho.

Si cumple todas las normas de accesibilidad física como son rampas, puertas, elevadores en escaleras, espacios reservados para sillas de ruedas, baños, etc. nos evitaremos muchos pasos en hacer un evento accesible.

No obstante, habrá que revisar que todos los elementos estén en perfecto estado con antelación al día del evento para poder solventar los incidentes que puedan surgir.

Además de la accesibilidad física al recinto del evento hay que tener en cuenta la accesibilidad del entorno y el transporte público para llegar al lugar. Disponer de un plano con las rutas óptimas y medios de transporte cercanos sería lo más recomendable. Esta información tiene que estar disponible para cualquier persona independientemente de si tiene una discapacidad o no.

Existen medios tecnológicos para que una persona con visión reducida e incluso ciega pueda llegar desde un medio de transporte hasta la ubicación del evento sin ayuda de otra persona. Así como señales podo-táctiles que se pueden implementar tanto en exterior como en interior para la orientación espacial.

Si por las características arquitectónicas del edificio hay una entrada adaptada, que no es la principal, esta tendrá que estar claramente indicada mediante el SIA. La información previa a los asistentes sería muy recomendable para evitar desplazamientos innecesarios. Todo el personal del exterior y de la puerta principal tiene que saber dónde esta ubicada dicha entrada.

SIA son las siglas de Símbolo Internacional de Accesibilidad. Su uso y diseño están regulados por la norma UNE 41501:2002. Aunque representa una persona sentada en una silla de ruedas se emplea para señalizar que un espacio, producto o servicio es accesible a todas las personas.

PLAZAS DE APARCAMIENTO ACCESIBLES

  • Ubicadas lo más cerca posible del acceso al evento y conectadas con él mediante un itinerario peatonal accesible.
  • Señalizadas en el suelo y con señal vertical mediante el SIA.
  • Dimensiones al menos de 2,20 m. de ancho por 5,00 m. de largo.

Cuando hablamos de plazas en batería es necesario añadir un espacio de transferencia lateral de al menos 1,20 m. de ancho por toda la longitud de la plaza.

Si la plaza es en línea, además existirá un espacio trasero de longitud mínima 3,00 m. con el mismo ancho.

Debe haber una plaza reservada por cada cuarenta de uso normal.

Esquema de plaza accesible

Espacio y señalización de una plaza de aparcamiento en batería reservada para personas de movilidad reducida.

Información

El evento debería tener una web propia y accesible, con una dirección fácil de recordar y escribir.

Lo fundamental es que incluya la fecha, hora y lugar. Así como los actos programados con su hora de inicio, ponentes, duración de cada parte, descansos, etc.

Incluir un plano de ubicación con los medios de transporte más cercanos.

Si es posible, añadir un mapa de disposición de accesos, salas, ubicaciones de recepción, servicios, zona de recreo. En definitiva, cualquier información útil o que sea parte de la programación.

Medios disponibles específicos para personas con discapacidad, como bucles magnéticos, intérprete de lengua de signos, audioguías, mapas hápticos, etc.

Toda esta información, además de ser útil para cualquiera de los asistentes, es fundamental para la organización de una persona con discapacidad.

Debería disponerse de un medio de comunicación para resolver cualquier duda relativa al desarrollo del evento, accesos, etc.

Invitación

Si es necesario entregar una invitación formal, redacte la invitación con los datos básicos pero asegúrese de:

  1. crear una sola versión que sea estética y accesible,
  2. que el texto sea legible para personas con visión reducida, incluiyendo braile en su versión impresa.
  3. que el formato sea adecuado, claro, de lectura fácil y accesible para que pueda ser leído a través de software.

Recomendaciones:

  • Use lenguaje claro, breve y de lectura fácil.
  • Evite palabras complicadas o extranjerismos.
  • En el caso de una invitación electrónica, es imprescindible que no sea imagen para que pueda ser leída por software.
  • No haga una versión estética pero inaccesible y otra accesible no estética.
    La estética y accesibilidad no están reñidas.
  • El texto tiene que poder ser leído a través de software de lectura de textos.
  • Es posible incluir imágenes siempre y cuando estén bien contrastadas con el fondo y no impidan leer el texto además de incluir descripción de las mismas.
  • La invitación debe contener la hora de inicio, duración y dirección exacta. Si por espacio no es posible incluir las rutas de acceso, remitir a una página web o persona de contacto.
  • Establezca una fecha límite para la confirmación de asistencia y un mecanismo o equipo de personas que se encarguen de verificar la recepción, lectura y asistencia.

Recepción

La recepción debe tener como prioridad los aspectos de accesibilidad para garantizar la participación de todas las personas en igualdad de condiciones. Recuerde que no es cuestión de condescendencia, sino de derechos. En esta parte es importante asegurarse de que los medios de transporte, alojamiento y comunicación sean accesibles.

ALOJAMIENTO

Si bien actualmente todos los hoteles disponen de habitaciones adaptadas, muchos de ellos solo se centran en movilidad física. Existen hoteles que sí tienen en cuenta otras discapacidades visuales y auditivas. Es importante informarse de estos aspectos para poder sugerir una serie de alojamientos accesibles según las necesidades.

TRANSPORTE

Antes de recomendar o contratar un medio de transporte, tenga en cuenta las necesidades de sus pasajeros. Lo más seguro es que necesite un vehículo con rampa o plataforma elevadora para los pasajeros con problemas de movilidad física.

Las personas deben poder moverse por sus medios con independencia, cargar con ellas no es una opción.

COMUNICACIÓN

A los asistentes que cubra los gastos de transporte pregúnteles sus necesidades y actúe en consecuencia, asegurando su traslado desde su punto de origen hasta su alojamiento, así como hasta el lugar del evento.

Es aconsejable que designe una persona o equipo encargado de atender cuestiones de accesibilidad y movilidad. Asegúrese de que conocen el lugar, instalaciones, rutas de acceso y circulación, transporte público y atención básica a personas con dispacacidad. Es fundamental garantizar la dignidad e integridad de todas las personas y procurar la mayor autonomía posible.

Es necesario que envíe con anticipación sugerencias a los oradores, instándolos a usar un lenguaje claro, simple, inclusivo y respetuoso para denominar a personas de grupos en situación de vulnerabilidad. Además, invítelos a que hagan presentaciones electrónicas accesibles.

Si va a distribuir materiales impresos, intente usar las sugerencias indicadas a la izquierda o asegúrese de tener formatos alternativos. Incluya una leyenda de su disponibilidad en los materiales regulares.

Suponga que nadie se identificó como persona con discapacidad visual, pero llega a su evento y usted no tiene materiales en Braille; puede compartir versiones digitales. Asimismo, si su público es muy diverso, existe la posibilidad de que asistan personas con discapacidad intelectual o auditiva para quienes las versiones de lectura fácil podrían dar acceso justo a la información.

Respecto a la publicidad del evento, intente usar las sugerencias de esta página o tener formatos alternativos. Consulte con un profesional para hacer accesibles páginas de internet y carteles, anuncios o cualquier otro formato publicitario. En su defecto, como mínimo, incluya el contacto de la persona o equipo que puedan proporcionar información clara.

Texto

  • Fuente Arial o Verdana, tamaño superior a 14 puntos.
  • Usar lo mínimo mayúsculas.

Colores

  • No usar más de tres colores por hoja.
  • Usar los colores de forma consistente.
  • Contraste de colores de mínimo 25 % entre el fondo y el texto.
  • Evitar fondos con imágenes.
  • Evitar usar rojo, naranja o verde.

Imágenes

  • Vía electrónica: descritas brevemente.
  • Preferentemente sencillas y sin muchos detalles.
  • Adecuado contraste entre fondo e imagen.
  • No usar de fondo de texto.
  • Si aparecen junto a texto, deben ir del lado izquierdo.